Müssen wir unsere bestehende Hausverwaltungssoftware ablösen?

Nein, und wir raten ausdrücklich davon ab, das mit einem KI-Projekt zu verbinden. Ein Systemwechsel in der Verwaltungssoftware betrifft Buchhaltung, Abrechnung und Jahresabschluss und ist ein Projekt über Monate. Eine Wissens- und Arbeitsschicht darüber lässt sich mit einem einzelnen Postfach starten. Wenn Ihre Verwaltungssoftware selbst das Problem ist, lösen Sie zuerst dieses Problem.

Warum reicht der Chatbot im Mieterportal unserer Software nicht?

Er beantwortet Standardfragen, und das tut er oft ordentlich. Er sieht aber nur die Daten seines eigenen Systems und erreicht nur die Mieter, die das Portal tatsächlich nutzen. Der überwiegende Teil der Meldungen kommt weiterhin per Mail, und die Objekthistorie liegt außerhalb der Software. Ein Portal-Chatbot und eine Schicht über der Systemlandschaft schließen sich nicht aus, sie lösen unterschiedliche Probleme.

Sind KI-native Verwalter wie reltix eine Bedrohung für uns?

Für den Wettbewerb um Mandate ja, jedenfalls dort, wo Eigentümer über Preis und Reaktionszeit entscheiden. Diese Anbieter starten ohne Altsystem und ohne gewachsene Prozesse, das ist ein realer Vorteil. Ihr Gegengewicht sind Objektkenntnis, Handwerkernetz und persönliche Beziehungen, also genau das Wissen, das heute an einzelnen Personen hängt. Es zu sichern und verfügbar zu machen, ist die naheliegende Antwort.

Wie unterscheidet sich Ihr Ansatz von einer Punktlösung?

Eine Punktlösung löst einen Vorgangstyp und legt dafür eine eigene Datenhaltung an. Wir starten ebenfalls mit einem Vorgangstyp, der Mängelmeldung, legen die Daten aber so ab, dass Dokumentensuche, Fristenverfolgung und Objekthistorie darauf aufbauen können. Der Einstieg ist gleich schmal, der Ausbaupfad ist ein anderer. Ob Sie diesen Pfad je gehen, entscheiden Sie nach dem Piloten.

Können Sie Referenzkunden nennen?

Nein. Wir haben zum jetzigen Zeitpunkt keinen abgeschlossenen bezahlten Piloten in dieser Nische, und wir werden dazu nichts behaupten. Was wir zeigen können, ist der Ablauf, die technische Umsetzung und die Messgrößen, an denen der Pilot gemessen wird. Wenn Ihnen belegte Referenzen wichtiger sind als der frühe Zugang, sind wir zum jetzigen Zeitpunkt der falsche Partner, und das sagen wir lieber vorher.

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Marktüberblick

7 Min.

Hausverwaltungssoftware mit KI: was die Systeme können und was fehlt

Wer 2026 nach KI für die Hausverwaltung sucht, findet drei sehr unterschiedliche Arten von Angeboten, die im Marketing gleich klingen. Sie unterscheiden sich aber grundlegend darin, was sie von Ihnen verlangen und was sie Ihnen abnehmen. Diese Einordnung hilft bei der Frage, mit wem Sie überhaupt sprechen sollten. Vorweg der Interessenkonflikt: Wir bauen selbst an einer Lösung in diesem Feld. Die Einordnung ist trotzdem so geschrieben, dass Sie auch zu dem Schluss kommen können, dass eine der anderen Optionen für Sie die richtige ist.

Lager 1: Etablierte Verwaltungssoftware mit KI-Funktion

Hierzu zählen Aareon mit Haufe PowerHaus, DOMUS, Immoware24, immocloud, objego und SCALARA mit der Assistenz Lara. Diese Anbieter decken das Kerngeschäft ab: Stammdaten, Buchhaltung, Abrechnung, WEG-Verwaltung, teilweise mit Mieterportal. KI kommt als zusätzliche Funktion dazu, etwa als Chatbot im Portal, als Assistenz in der Oberfläche oder als Belegerkennung. Der Vorteil liegt auf der Hand: Es ist ein System, ein Vertrag, ein Ansprechpartner, und die Daten sind ohnehin dort. Die Grenze liegt ebenso auf der Hand. Eine KI-Funktion sieht nur die Daten ihres eigenen Systems. Was in Outlook, SharePoint oder einer Excel-Liste steht, ist für sie nicht vorhanden.

Lager 2: KI-native Verwalter, die selbst verwalten

Das ist die auffälligste Entwicklung der letzten Monate. reltix aus Düsseldorf hat im Juli 2026 eine Pre-Seed-Runde über 3 Millionen Euro abgeschlossen und verwaltet nach eigenen Angaben ein Jahr nach Gründung bereits über 4.000 Wohn- und Gewerbeeinheiten. Das Berliner Startup vivanta hat 2,5 Millionen Euro Seed-Kapital für eine eigene Automatisierungsplattform eingesammelt. Diese Unternehmen verkaufen keine Software an Hausverwaltungen, sie übernehmen die Verwaltung selbst und nutzen ihre Technik intern. Für einen Eigentümer ist das ein Angebot. Für eine bestehende Hausverwaltung ist es Wettbewerb um dieselben Mandate, und zwar Wettbewerb mit Kapital im Rücken und ohne Altsystem.

Lager 3: Spezialisierte Punktlösungen

Dazu gehören KI-Telefonassistenten, die Anrufe annehmen und qualifizieren, Werkzeuge für die Belegerkennung oder für die Vermietung und Besichtigungsterminierung. Sie lösen jeweils genau ein Problem, sind schnell eingeführt und vergleichsweise günstig. Der Nachteil zeigt sich erst nach dem dritten Werkzeug: Jedes hat seine eigene Datenhaltung, seinen eigenen Login und seine eigene Sicht auf das Objekt. Das Wissen wird dadurch nicht zusammengeführt, sondern weiter verteilt. Wer hier einsteigt, sollte vorher wissen, welches Problem am größten ist, sonst sammelt sich eine Werkzeugsammlung an, die in Summe mehr Pflege verlangt als sie einspart.

Welche Lücke bleibt?

Keines der drei Lager führt das Wissen zusammen, das über eine Immobilie tatsächlich existiert. Die Verwaltungssoftware kennt die Stammdaten und die Buchungen. Die Historie eines Wasserschadens von 2023 mit Fotos, Kostenvoranschlägen, dem Mailwechsel mit der Versicherung und der Notiz, welcher Installateur damals schlecht gearbeitet hat, liegt dagegen verteilt in Postfächern, Ordnern und Köpfen. Genau dieses verstreute Wissen bestimmt, wie gut ein Objekt betreut wird, und genau es verschwindet, wenn ein Mitarbeiter das Haus verlässt. Eine Schicht über den vorhandenen Systemen setzt an dieser Stelle an, statt eines der bestehenden Systeme zu ersetzen.

Wann ist welcher Weg der richtige?

Ihre Verwaltungssoftware ist veraltet und die Buchhaltung ist der Engpass: Systemwechsel prüfen, keine KI-Schicht darüber legen.
Sie wollen aus der Verwaltung aussteigen oder ein Portfolio abgeben: Mit den KI-nativen Verwaltern sprechen, nicht mit Softwareanbietern.
Ein einzelner, klar umrissener Ablauf frisst die Zeit, etwa die Anrufannahme: Punktlösung kaufen, kein Plattformprojekt starten.
Das Postfach ist der Engpass und das Objektwissen hängt an Personen: Das ist der Fall, für den wir gebaut haben.

Welche Fragen sollte man jedem Anbieter stellen?

Fünf Fragen trennen belastbare Angebote von Präsentationen. Erstens: Welche Datenquellen sieht Ihr System tatsächlich, und was davon liegt außerhalb Ihrer eigenen Software? Zweitens: Was passiert bei einer falschen Zuordnung, und wer bemerkt sie? Drittens: Wo werden die Daten verarbeitet, und wer sind die Unterauftragsverarbeiter? Viertens: Welche Zahlen liefern Sie am Ende eines Piloten, und wie werden sie erhoben? Fünftens: Wie kommen wir wieder heraus, und was bekommen wir dann mit? Ein Anbieter, der auf die fünfte Frage keine klare Antwort hat, verkauft keine Lösung, sondern eine Bindung.

Wenn Sie nach diesem Raster zu dem Schluss kommen, dass Ihr Engpass im Postfach liegt: Der 30-Tage-Pilot beantwortet die Frage mit Ihren eigenen Zahlen statt mit unseren.

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Häufige Fragen

Müssen wir unsere bestehende Hausverwaltungssoftware ablösen?: Nein, und wir raten ausdrücklich davon ab, das mit einem KI-Projekt zu verbinden. Ein Systemwechsel in der Verwaltungssoftware betrifft Buchhaltung, Abrechnung und Jahresabschluss und ist ein Projekt über Monate. Eine Wissens- und Arbeitsschicht darüber lässt sich mit einem einzelnen Postfach starten. Wenn Ihre Verwaltungssoftware selbst das Problem ist, lösen Sie zuerst dieses Problem.
Warum reicht der Chatbot im Mieterportal unserer Software nicht?: Er beantwortet Standardfragen, und das tut er oft ordentlich. Er sieht aber nur die Daten seines eigenen Systems und erreicht nur die Mieter, die das Portal tatsächlich nutzen. Der überwiegende Teil der Meldungen kommt weiterhin per Mail, und die Objekthistorie liegt außerhalb der Software. Ein Portal-Chatbot und eine Schicht über der Systemlandschaft schließen sich nicht aus, sie lösen unterschiedliche Probleme.
Sind KI-native Verwalter wie reltix eine Bedrohung für uns?: Für den Wettbewerb um Mandate ja, jedenfalls dort, wo Eigentümer über Preis und Reaktionszeit entscheiden. Diese Anbieter starten ohne Altsystem und ohne gewachsene Prozesse, das ist ein realer Vorteil. Ihr Gegengewicht sind Objektkenntnis, Handwerkernetz und persönliche Beziehungen, also genau das Wissen, das heute an einzelnen Personen hängt. Es zu sichern und verfügbar zu machen, ist die naheliegende Antwort.
Wie unterscheidet sich Ihr Ansatz von einer Punktlösung?: Eine Punktlösung löst einen Vorgangstyp und legt dafür eine eigene Datenhaltung an. Wir starten ebenfalls mit einem Vorgangstyp, der Mängelmeldung, legen die Daten aber so ab, dass Dokumentensuche, Fristenverfolgung und Objekthistorie darauf aufbauen können. Der Einstieg ist gleich schmal, der Ausbaupfad ist ein anderer. Ob Sie diesen Pfad je gehen, entscheiden Sie nach dem Piloten.
Können Sie Referenzkunden nennen?: Nein. Wir haben zum jetzigen Zeitpunkt keinen abgeschlossenen bezahlten Piloten in dieser Nische, und wir werden dazu nichts behaupten. Was wir zeigen können, ist der Ablauf, die technische Umsetzung und die Messgrößen, an denen der Pilot gemessen wird. Wenn Ihnen belegte Referenzen wichtiger sind als der frühe Zugang, sind wir zum jetzigen Zeitpunkt der falsche Partner, und das sagen wir lieber vorher.